Jouw bedrijf, jouw shifts: shift-templates in Flooptimize

Iedere klus of evenement is anders. Maar als bedrijf zijnde heb jij jouw eigen manier van werken om die evenementen invulling te geven. Ieder evenement probeer je beter, soepeler en gestructureerder in te vullen dan de vorige. De manier waarop jij de shifts samenstelt is niet iets wat je iedere keer opnieuw uitvindt, maar juist iets dat iedere keer zoveel mogelijk hetzelgde moet zijn.

Een shift-template legt zo’n type vast: wat voor werk, wat voor rol, in wat voor situatie en daarbij ook wat voor informatie een medewerker bij dit type shift nodig heeft.

Wat is een shift-template?

Met een shift-template leg je alle logica die bij een bepaald type shift hoort vast.

1. Functie — type werk (bijvoorbeeld bar, keuken, event, host)
2. Rol — niveau of plek in de bezetting (bijvoorbeeld junior, senior, manager)
3. Situatie — waar deze shift bij hoort (zie hieronder)
4. Velden — welke gegevens bij deze shift wel, optioneel of niet meegaan

Dat bouwt voort op functies en rollen. Eerst leg je vast hoe jouw bedrijf werkt; daarna maak je templates die die combinaties herbruikbaar maken.

Situatie: waar hoort deze template bij?

De centrale vraag per template: in welke situatie vindt dit werk plaats?

Shifts vinden plaats in verschillende contexten en staan daarbij gekoppeld aan verschillende dingen. Een aantal voorbeelden van waar een shift aan gekoppeld kan staan:

• Heel het event — overkoepelend werk, bijvoorbeeld eventcoördinatie
• Specifieke eventdag — werk op één dag, bijvoorbeeld dagleiding
• Plek op een eventdag — het meest voorkomende: bar of foodtruck op zaterdag, host bij een zone op wedstrijddag
• Vaste plek / asset (eventbreed) — losse shifts gekoppeld aan een verkoppunt, bar of foodtruck, niet per se aan één dag (bijvoorbeeld chauffeur die iets bezorgt of ophaalt)
• Geen event — bijvoorbeeld voorbereidend werk in het magazijn
• Event optioneel — werk dat soms wel, soms niet aan een event hangt

Waarom is het belangrijk in wat voor context een shift plaatsvindt?

Hiermee raken we aan de kern van wat Flooptimize is. Met Flooptimize kom je los van eindeloos dezelfde informatie opnieuw invullen, continu bestanden delen en inefficiënt en onnauwkeurig handmatig werk.

Je houdt alles bij en plant alles in één logische keten.

Doordat shifts zich afspelen binnen een bepaalde context en door de templates die jij hebt samengesteld is het precies duidelijk welke informatie inzichtelijk moet zijn voor de werknemer die ingepland staat op de shift.

Een aantal voorbeelden

Wat de medewerker in het portaal ziet, hangt af van de situatie van de template — plus de velden die jij erin hebt gezet.

Plek op een eventdag

Shift gekoppeld aan een verkooppunt op één dag. In het portaal o.a.:

• Event (naam, locatie)
• Eventdag (start/eindtijd)
• Verkooppunt en concept
• Collega’s op die shift
• Velden uit het template (en producten, als die aanstaan)

Specifieke eventdag

Shift voor de hele dag, niet per verkooppunt. In het portaal o.a.:

• Event en eventdag
• Rol en functie
• Velden uit het template
  (geen verkooppunt-info — die hoort hier niet bij)

Heel het event

Overkoepelende shift, bijvoorbeeld coördinatie. In het portaal o.a.:

• Event
• Rol en functie
• Velden uit het template
  (geen dag- of verkooppunt-detail tenzij jij die velden aanzet)

Vaste plek / asset (eventbreed)

Losse shift aan een truck of bar, niet per se aan één dag. In het portaal o.a.:

• Event en verkooppunt
• Rol en functie
• Velden uit het template (bijv. wat er bezorgd of opgehaald moet worden)

Velden: welke informatie moet of kan er met de medewerker worden gedeeld.

Naast de context waarbinnen een shift plaatsvindt, zoals we hierboven hebben besproken, kun je ook nog allerlei verschillende velden selecteren binnen een shift template. Per veld kun je aangeven:

• Verplicht — dit veld moet verplicht ingevuld worden in de backoffice
• Optioneel — een veld dat naar keuze wel of niet ingevuld kan worden
• Uit — hoort niet bij dit type shift, deze informatie heeft een medewerker niet nodig

Ook als iets optioneel is: door het aan te zetten (als optioneel), maak je ruimte voor precies die informatie wanneer die er wél is, zonder die bij elke shift te forceren.

Samen met functie, rol en situatie zorgt dat voor automatische informatievoorziening via het werknemersportaal: de medewerker ziet bij zijn shift wat bij díe template hoort: type werk, rol, tijden, plek/context, en de velden die jij voor dit type shift hebt geselecteerd.

Zo hoef jij je werknemers geen bestanden met informatie meer te sturen, ook niet bij lastminute wijzigingen.

Kortom: de template bepaalt welke info bij dit soort shift hoort.

Waarom dit de moeite waard is

Flexibel personeel moet veelal per shift of per evenement voorzien worden van informatie. Jij, of je planners, besteden veel tijd aan het rondsturen van informatie en bestanden. Medewerkers stellen daarbij veel vragen doordat zij dingen moeilijk kunnen terugvinden en dingen over het hoofd zien, of simpelweg te lui zijn om te zoeken.

Wat ontbreekt er? Een centraal systeem met alle informatie dat begrijpt welke informatie voor wie bestemd is. Dat is precies wat Flooptimize doet.

Voorbeelden: functie + rol

Templates zijn vooral logische combinaties van wat je al hebt ingesteld:

Foodtruck / eventcatering

• Keuken senior
• Keuken junior
• Event senior / event junior
• Chauffeur (met de situatie die bij jullie past: bijvoorbeeld vaste plek / asset)

Uitzend naar events

• Bar manager
• Bar junior
• Keuken senior
• Event senior / event junior

Sport- / venue hospitality

• Hospitality manager
• Senior host / junior host
• Bar manager / bar junior

Hoe templates op een concreet event landen

Op een nieuw event zet je de context klaar (dagen, verkooppunten, aantallen). Shiftregels en generatie passen daarna jouw templates toe: er ontstaan concrete shifts met de juiste situatie, functie, rol en velden.

Jij blijft kijken en bijsturen. Shiftgeneratie is geen automatische planning, maar het zet jouw vaste shift-opzet neer zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren. (Meer in het artikel over shiftregels en genereren.)

Aanpassen op het event zonder de template te wijzigen

Op dit event mag je nog bijsturen: tijden, wie erop staat, optionele velden invullen of leeg laten. Dat verandert je template niet — tenzij je bewust de template zelf updatet omdat de standaard is veranderd.

Hoe past dit in de rest van Flooptimize?

• Vooraf: functies en rollen
• Hier: shift-templates (functie + rol + situatie + velden → portaal)
• Daarna: shiftregels en automatisch genereren

Wil je zien hoe dit bij jouw shifts past? Boek een demo of bekijk de veelgestelde vragen.