Op een evenement of opdracht waar personeel verdeeld staat over verschillende plekken en in verschillende functies moet iedereen de juiste informatie krijgen voor die functie en die plek. Waar moet je zijn, wat moet je aan, wat is het assortiment, wie zijn de contactpersonen en meer...
Je personeel informeren door hen bestanden en berichten te sturen via Whatsapp of per mail kost veel tijd. Daarbij is het foutgevoelig en moet je bij iedere wijziging weer aan de bak.
Waarom briefing per verkooppunt of locatie nodig is
Mensen op verschillende plekken hebben andere info nodig (assortiment, tijden, contactpersonen, house rules). Eén bericht of bestand klopt dan voor niemand helemaal, of je moet informatie die alleen voor één plek is met iedereen delen.
Waarom het niet ideaal is om bestanden via Whatsapp te delen
Whatsapp is een geweldig communicatiemiddel, maar het is niet geschikt om een groeiend personeelsbestand betrouwbaar te informeren over hun shifts.
- Instructies en bijlagen worden over het hoofd gezien
- Bij iedere wijziging moet je de Whatsapp groep aanpassen en bestanden opnieuw delen
- Het is foutgevoelig: je kunt zonder dat je het door hebt het verkeerde bestand sturen of iets in de verkeerde groep delen.
Uitgebreider: WhatsApp voor planning. Flooptimize vervangt chat niet; het haalt structurele briefing eruit.
Hoe Flooptimize ervoor zorgt dat je medewerkers altijd op de hoogte zijn
Je legt in de backoffice vast wat bij het event, het verkooppunt en de shift hoort. Wat de medewerker nodig heeft, volgt uit hoe jij shift-templates en de eventcontext inricht, niet uit opnieuw typen in een groep.
Per verkooppunt (en optioneel concept) wordt duidelijk waar iemand staat. Je kunt je producten koppelen aan een verkooppunt (producten). Een medewerker kan dan precies zien welke producten er verkocht worden, tegen welke prijs en eventueel zelfs de bereidingswijze.
In Flooptimize bouw je de briefing op door informatie vast te leggen in de backoffice. De informatie die je vastlegt, zoals het event en bijbehorende info, het verkooppunt, contactpersonen, etc. vloeit door naar het werknemersportaal.
- Info vastleggen in de backofficeWat bij het event, de plek en de shift hoort, vul je één keer in.
- Medewerker opent de shiftIn het werknemersportaal staat wie, waar, wanneer en alle overige informatie bij die specifieke shift hoort.
- Personeelswissel?De nieuwe medewerker ziet in het portaal gelijk alle informatie, je hoeft niks opnieuw te delen of rond te sturen.
- Verandert er iets?Pas de informatie in de backoffice aan en dit wordt gelijk weerspiegeld in het portaal. Zo blijft informatie up-to-date, zonder dat je handmatig dingen hoeft rond te sturen.
Wat de medewerker ziet
In het werknemersportaal staat op de shift o.a. tijden, plek, instructies en waar relevant assortiment, collega’s en contactpersonen. Geen zoektocht door scrollgeschiedenis.
Kies een shift
Burgerbus · Burgers
- Verkooppunt
- Burgerbus
- Concept
- Burgers
- Datum & tijd
- za 18 okt · 16:00–00:00
- Adres
- Festivalterrein, Utrecht
- Instructies voor personeel
- Melden bij de truck. Zwarte polo. Cashless: alleen pin.
- Assortiment
- Contactpersonen
- Collega’s op deze stand
De juiste gegevens die jij in de backoffice vastlegt, belanden bij de medewerker op de shift, niet als bijlage in een groep.
Wat je wél in chat laat
- Iets één-op-één navragen
- Iemand herinneren
- Echte last-minute afstemming
Niet: de enige plek voor planning, assortiment of “waar moet ik zijn?”.
Volgende stap
Wil je briefing per outlet uit de chat halen? Boek een demo. Gerelateerd: meerdere verkooppunten plannen en werknemersportaal.
Wil je dit in jouw operatie zien?
Boek een korte demo. We kijken mee of Flooptimize past bij jouw events en crew.