Een kijkje in het werknemersportaal

Ingepland personeel moet van alles weten: exacte tijden, locatie, aanmelden, kleding, wat er verkocht wordt, wie de contactpersonen zijn — en nog een heleboel meer.

In de praktijk wordt die informatie vaak constant verzameld, in bestanden gezet en handmatig doorgestuurd. Dat kost tijd, is foutgevoelig en vereist bij iedere wijziging opnieuw veel handelingen.

Met Flooptimize blijven werknemers op de hoogte via het werknemersportaal: inloggen met een eigen account, en precies de informatie zien die bij hun shifts hoort.

Wat zit er in het portaal?

1. Mijn shift

De shiftpagina biedt een werknemer precies inzicht in alle informatie die bij de shift hoort. Zo hoeft een werknemer niet meer door groepschats te scrollen of bestanden te doorzoeken.

Waar relevant zie je ook wie je collega’s zijn met hun contactgegevens.

Jij beheert organisatie en planning vanuit de backoffice.

Evenement

Vanaf de shiftpagina kan de medewerker ook doorklikken naar de evenementenpagina. Hier ziet de medewerker informatie over het evenement die relevant is voor alle shifts op die opdracht, zoals de naam, de exacte locatie, wie er op andere plekken werken en open shifts voor dat evenement.

Dit is het evenement of klus waar jij in de backoffice alles aan hangt en dat dus geldt als de basis van de planning.

2. Uren bevestigen na de shift

Na afloop bevestigt de medewerker de gewerkte uren op diezelfde shiftpagina. De shifttijden staan al klaar. Als de gewerkte uren daarmee overeenkomen, is bevestigen genoeg. Reistijd, kilometers en reiskosten kunnen mee, als jouw shift-template dat toestaat.

Die uren komen binnen in de backoffice. Goedkeuren: uren goedkeuren met overzicht. Bredere route naar uitbetalen: uren verwerken.

3. Beschikbaarheid opgeven

Beschikbaarheid wordt weergegeven per maand. Per dag geef je met één druk op de knop aan dat je beschikbaar bent. Je kunt ook tijden aangeven: van, tot, of van–tot, of dat je niet beschikbaar bent op een bepaalde dag.

Dagen met evenementen worden klaargezet. Extra dagen kun je zelf toevoegen. Die beschikbaarheid gebruikt Flooptimize bij matchen en inplannen. Diepere uitleg volgt later (AVA01).

4. Open shifts

Open shifts zijn shifts die nog niet aan iemand zijn toegewezen. Medewerkers zien deze in het portaal en kunnen eenvoudig interesse tonen met een voorgedefinieerd WhatsApp-bericht naar planning. Medewerkers kunnen zichzelf niet inschrijven; de planners houden de controle.

Zichtbaarheid wordt configureerbaar: of open shifts in het portaal te zien zijn, en hoe ver van tevoren. Die instelling staat nog op de roadmap; tot die tijd zijn alleen open shifts in de komende twee weken zichtbaar.

5. Mijn account

Onder Mijn account zie je simpelweg je eigen gegevens terug. Je kunt een profielfoto instellen, en gegevens zoals je adres en geboortedatum wijzigen. Ook zie je jouw functie, rol en contract-/betalingstype.

Wat niet meer via WhatsApp hoeft

WhatsApp blijft nuttig voor korte vragen en last-minute afstemming. Het is geen goede plek om structureel briefing, planning of uren bij te houden.

Meer: Gebruik WhatsApp waar het voor bedoeld is.

Wat het portaal niet is

Het werknemersportaal is een webportaal (browser op telefoon of laptop), geen aparte app-store-app als productclaim. Het vervangt je HR of salarisadministratie niet — het is de werknemerskant van dezelfde operatieketen: van evenement tot uren.

Hoe past dit in de rest?

• Keten: van klus tot uitbetalen
• Uren & goedkeuren: uren verwerken, uren goedkeuren
• Payroll-export: exports voor payroll
• Hier: wat de medewerker ziet en doet
• Daarna: AVA01 (beschikbaarheid) en U01 (backoffice-uren) volgen later

Wil je zien hoe dit bij jouw crew past? Boek een demo.