Staal Foodtrucks is een foodtruckbedrijf dat meerdere trucks, trailers en andere verkooppunten inzet op festivals en events door heel Nederland. De planning van alle evenementen en personeel, net als bijbehorede administratie en urenverwerking doen Max & Max (de oprichters) voornbamelijk zelf.
In het hoogseizoen ziet dat er ongeveer zo uit:
- 25 trucks/verkooppunten inzetbaar
- 200+ mensen in de poule
- 420 eventdagen
- 10 trucks de deur uit in een gemiddeld weekend
In deze case study laten we zien hoe Staal Foodtrucks eerst werkte en hoe hun operatie is veranderd en verbeterd dankzij de implementatie van Flooptimize.
Hoe het ervoor was
Beschikbaarheid opvragen
De beschikbaarheid werd voorheen uitgevraagd via twee Google Forms formulieren: één voor seniors, één voor juniors. Die resultaten daarvan werden geëxporteerd naar Google Sheets. Daarna moest het bestand nog worden opgemaakt om het echt te kunnen gebruiken.
Planning
De planning zelf gebeurde ook in Excel (Google Spreadsheets). Elke maand kostte alleen al de opzet van dat bestand al vier uur. Het aanmkaen van een layout, eventnamen verzamelen, dagen en tijden opzoeken en invullen, shifts bepalen, concepten toevoegen en producten bepalen. De layout was een grote handmatige taak.
Het was ook ingewikkeld om dit aan een ander over te dragen. Anderen konden niet zomaar met die Forms en die Excel-structuur werken. Precies dat was voor Max een reden om het anders in te richten: zodat iemand anders de planning ook kan overnemen, en zodat er minder tijd verloren gaat aan opnieuw intypen en opzoeken.
Communicatie
De communicatie liep volledig via WhatsApp. Waardoor chats onoverzichtelijk werden en dingen snel over het hoofd gezien konden worden. Whatsapp fuctioneerde niet meer als communicatiekanaal om snel te schakelen, maar als een tool waar ook alle informatievoorziening plaatsvond. Nog steeds is Whatsapp een belangrijk kanaal voor hen. Het is tenslotte het kanaal om mensen in te bereiken. Daarbij gebruikt Staal Whatsapp nog steeds om ad hoc snel met iedereen te communiceren en om mensen op de hoogte te stellen lastminute.
Wat er nu anders loopt
Evenementen en planning
Evenementen en verkooppunten staan nu in de backoffice van Flooptimize. Shifts hang je daaraan, in plaats van alles opnieuw in een maandelijkse spreadsheet te zetten. De oude Excel-layout is weg. Events maak je eenmaal aan en daar bouw je op verder. Handmatig alle shifts opnieuw opzetten doen ze niet meer zo. Patronen die terugkomen (crew per truck, shifts, briefing) hoef je niet elke keer vanaf nul te bouwen.
Beschikbaarheid
De beschikbaarheid vragen ze nog steeds uit via WhatsApp, met reminders. Mensen geven die beschikbaarheid nu op in het portaal. Een Google Form maken en exporteren naar Sheets hoeft niet meer. Dat scheelt vooral de opmaak en het heen-en-weer met bestanden.
Crew informeren
Medewerkers zien in het werknemersportaal op welke truck ze staan, hoe laat, en wat ze moeten weten. Als de planning klaar is, appen Max & Max nog wel dat iedereen in het portaal kan kijken. Een paar dagen voor het event volgt een groepsapp. Last-minute blijft via WhatsApp; de shift zelf past Max aan in de backoffice.
Flooptimize speelt juist in op de waarde van WhatsApp. Het biedt mogelijkheden om snel berichten via WhatsApp te versturen naar je medewerkers, en andersom. Zo blijft WhatsApp het kanaal om mensen snel te bereiken, zonder dat planning, briefing en uren daar ook nog als archief in moeten verdwijnen.
Kies een shift
Burgerbus · Burgers
- Verkooppunt
- Burgerbus
- Concept
- Burgers
- Datum & tijd
- za 18 okt · 16:00–00:00
- Adres
- Festivalterrein, Utrecht
- Instructies voor personeel
- Melden bij de truck. Zwarte polo. Cashless: alleen pin.
- Assortiment
- Contactpersonen
- Collega’s op deze stand
Uren
Uren vullen mensen in op hun shift in het portaal. Max keurt die goed. ZZP-facturen kloppen volgens hen nu een stuk beter. Bij grote afwijkingen wordt er nog geappt. NMBRS blijft hun eigen hoofdpijn. Controle via seniors en creditfacturatie in plaats van een losse ZZP-sheet willen ze nog scherper zetten. Flooptimize lost de keten op; niet elk randproces in één keer.
Wat het concreet scheelt
Niet alles is een hard verschil in minuten. Dit wel:
Overzicht
Voorheen werkten ze met ongeveer dertien losse bestanden en tools. Nu staat de kern in Flooptimize, met daarnaast nog vijf dingen: WhatsApp, chauffeurplanning, ZZP-sheet, Exact en NMBRS. Weg zijn onder andere de planning-Excel, de beschikbaarheidsbestanden, de winst- en verliesbestanden per concept en de hele Forms-exportketen. Minder plekken waar dezelfde info uit elkaar kan lopen.
Planningstempo
Shifts voor een typisch festivalweekend staan in ongeveer zestig minuten. In sheets duurde dat ongeveer driehonderdtwintig minuten (schatting). De oude maandelijkse layout-klus van vier uur is grotendeels verdwenen, omdat events al in het systeem staan en de layout niet meer handmatig hoeft.
Tijd op kantoor
Per piekweekend scheelt het hen naar eigen schatting ongeveer vier uur aan planning en administratie. Kantoor is nog steeds druk: ongeveer acht uur per week aan dit werk, met alle weekwijzigingen erbij soms het dubbele. Maar de kantoorlast is niet even hard meegegroeid als trucks, events of mensen.
Crew en vragen
Mensen zien truck, tijd en briefing in het portaal. Vragen over “waar, hoe laat, welke truck” gingen van ongeveer tien per druk weekend naar ongeveer vijf (schatting). “Waar is het?” en crewparking blijven. De meeste vragen gaan inmiddels over NMBRS, niet over de shift zelf.
Uren na afloop
Uren komen binnen in het portaal. Klaarzetten voor uitbetaling duurt ongeveer even lang als vroeger (ongeveer een uur). Daar claimen we geen tijdwinst. Wel: je zoekt niet meer alles bij elkaar in bestanden. Goedkeuren doen ze nu eerder maandelijks dan na elk weekend. Betere controle via seniors willen ze nog; dat blijft een open punt.
In hun woorden
Plannen is overzichtelijk en na een druk festivalweekend kan ik snel en eenvoudig alle gewerkte uren controleren en goedkeuren.
Wat het systeem hen concreet bracht, zeggen ze zelf: automatisering, een centrale database en gebruiksvriendelijkheid. Vooral voor het personeel. Het plannen voelt voor Max niet radicaal anders dan vroeger. Het verschil zit in hoe prettig het voor werknemers is, en in minder dubbel intypen.
Dit bevestigden zij met eens:
- De operatie zit in het systeem, niet in iemands hoofd.
- De kantoorlast is niet even hard meegegroeid als het aantal trucks, events of mensen.
- Medewerkers zien in het portaal op welke truck ze staan, hoe laat, en wat ze moeten weten.
- We krijgen duidelijk minder vragen over “waar / hoe laat / welke truck” dan vroeger.
- Wat je eenmaal invoert, gebruik je daarna weer: event, planning, briefing, uren.
- Dit is gemaakt voor hoe een foodtruckbedrijf werkt, niet voor een kantoorrooster.
Als ze morgen terug moesten naar alleen sheets en WhatsApp: “Veel informatie vele keren opzoeken en overtypen. Foutgevoelig en tijdverspilling.” Terug zou in principe kunnen, zeggen ze. Ideaal is het niet.
Wat Flooptimize hier wel en niet is
Flooptimize vervangt bij Staal niet Exact, niet NMBRS en niet WhatsApp. Het is de plek waar evenement, verkooppunten, shifts, portaal en uren aan elkaar hangen, zodat je dezelfde info niet drie keer intypt. Generieke rooster-apps misten voor hen vooral iets simpels maar cruciaal: bescherming tegen dubbel inplannen.
Begeleiding eromheen (inrichten, bijsturen, bereikbaar zijn) noemen zij goed en betrokken. Dat hoort bij hoe we met foodtruck-operaties werken: niet een lege omgeving dump, maar meelopen.
Meer over de keten: van klus tot uitbetalen, werknemersportaal, uren controleren. Over de status quo die zij kenden: Excel-planning en WhatsApp.
Voor welk bedrijf dit de moeite waard is
Max zou Flooptimize aanraden aan een foodtruckbedrijf dat groeit en nog in Excel en WhatsApp zit: om tijd te besparen en het gebruiksvriendelijker te maken voor personeel. Breder past het bij bedrijven met een uitgebreide buitendienst waarbij producten worden verkocht: meerdere verkooppunten, flexcrew, events.
Wanneer niet: als je vanuit één vestiging opereert en daar alles doet. Dan is de pijn van losse bestanden en festivalweekenden vaak nog niet groot genoeg.
Volgende stap
Herken je de Forms-export, de maandelijkse Excel-opzet, of de appjes over “waar moet ik zijn?”? Plan een demo. We laten zien hoe dit bij jouw trucks, stands of trailers past. Of lees eerst planning en uren voor foodtruckcateraars.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Bekijk in een korte demo of Flooptimize past bij hoe jullie plannen, briefen en uren verwerken.