Uren goedkeuren met overzicht (en automatische grenzen)

Na een evenement moeten werknemers meestal zelf hun gewerkte uren invullen. In de praktijk betekent dit dat deze ingevulde uren gecontroleerd moeten worden, wat vaak een onoverzichtelijke en tijdrovende klus is. Je moet achter werknemers aan zitten zodat ze de boel op tijd invullen, er zijn verschillende bestanden en het is onduidelijk wat de werktijden waren.

Hoe het werkt bij Flooptimize

Waarom uren controleren zo veel werk is

Dit komt voornamelijk doordat de input en informatie verspreid is. Verschillende medewerkers geven hun uren door in verschillende bestanden.

Daarbij moet jij opzoeken wat de tijden en locatie van de geplande shift waren en of de ingevulde uren en kosten kloppen.

Dat kost tijd en aandacht. Flooptimize helpt je deze tijd en aandacht te besteden aan de juiste shifts.

Je uren invullen in het werknemersportaal

Medewerkers bevestigen gewerkte uren in het werknemersportaal (op de shift).

Uren controleren in de backoffice

In de backoffice zie je wat binnenkomt, gekoppeld aan diezelfde shift, waarmee je dus alle informatie bij elkaar ziet.

Je hebt een duidelijk overzicht: wat is al binnen, wat wijkt af, waar moet ik nog naar kijken.

Wat als werknemers hun uren niet invullen?

Het is natuurlijk belangrijk dat je werknemers op tijd uitbetaald krijgen, maar daarvoor moeten ze wel hun uren invullen. Daarom:

• Zien werknemers duidelijk voor welke shifts ze hun uren nog moeten invullen
• Krijgen ze in de toekomst herinneringen vanuit het systeem als ze hun uren nog niet hebben ingevuld
• Zie je in de backoffice precies welke uren nog niet zijn ingevuld, zodat jij eenvoudig je werknemers herinnert

Bekijk hieronder de handige WhatsApp-functionaliteit van Flooptimize, waarmee je vanuit de backoffice met een druk op de knop een WhatsApp-bericht stuurt met context naar je medewerker.

En als werknemers toch hun uren niet invullen… Dan nog is er geen probleem. Als ze hun uren te laat invullen, komen ze automatisch in een volgende batch terecht.

Vanuit het systeem worden goedgekeurde uren uiteindelijk op drie manieren verwerkt:

1. Er worden creditfacturen opgesteld voor ZZP’ers (ZZP-creditfactuur)
2. Er worden uitdraaien gemaakt voor de payroll (exports voor payroll)
3. De shifts worden alleen gesloten. Uitbetalingen gebeuren op een andere manier, bijvoorbeeld als het gaat om uitzendkrachten die je hebt ingehuurd.

Wat automatische grenzen doen — en níet

Jij stelt grenswaarden in (bijvoorbeeld hoe ver iemand mag afwijken van de geplande tijden, of wat voor reistijd/km nog “normaal” is binnen jouw operatie). Valt een urenregel binnen die speelruimte? Dan kan goedkeuring automatisch plaatsvinden.

Valt iets erbuiten? Dan blijft het voor jou: jij bekijkt de uitzondering en keurt goed of af. Het systeem neemt geen beslissingen over gevallen die daar buiten vallen.

Wanneer alles handmatig houden verstandiger is

Heb je heel weinig shifts, of wil je elke regel zelf zien omdat jullie net een nieuwe werkwijze introduceren? Houd goedkeuring dan gerust strakker of volledig handmatig.

Zodra het volume omhooggaat: meer evenementen, meer werknemers, meer weekenden achter elkaar, dan betaalt een heldere set grenzen zich terug, doordat je veel tijd bespaart aan handmatige controle.

Wat Flooptimize hier níet is

Flooptimize is geen salarisadministratie en geen fiscaal of juridisch advies. Payroll, loonstroken en formele keuzes blijven bij jouw provider of adviseur. Wij helpen tot goedgekeurde uren (en daarna de routes naar uitbetalen / ZZP-creditfactuur / exports voor payroll).

Hoe past dit in de rest?

• Keten: van klus tot uitbetalen
• Uren verzamelen & klaarzetten: uren verwerken
• Hier: goedkeuren met overzicht en grenzen
• Daarna: diepere backoffice-urencontrole (U01) volgt later in de reeks

Wil je zien hoe dit bij jouw volume past? Boek een demo.