Afhankelijk van wat je nu wilt weten, open je in Flooptimize een ander overzicht. Bijvoorbeeld:
- De indeling van één evenement zien: dagen, plekken, wie waar staat?
- Open shifts vullen voor een hele dag?
- Alle shifts van één persoon terugvinden, over events heen?
- Volgende maand in één oogopslag zien welke evenementen er staan?
- Per verkooppunt kijken wanneer welke truck of zone draait?
- In de personeelsplanning inzoomen op één event, één zone, of de komende weken?
Je wisselt niet van systeem. Je kijkt naar dezelfde planning, alleen vanuit een andere vraag. Die vraag noemen we de context: dit evenement, deze dag, of juist alles tegelijk.
Wat “context” hier betekent
Context is: waar je nu naar kijkt.
Soms is dat dit evenement. Soms één dag daarvan. Soms een verkooppunt, over meerdere events. En soms wil je helemaal geen event open hebben, maar filteren op iemand, een status, of een periode.
Het scherm volgt die vraag.
De overzichten op een rij
Vier plekken in de backoffice. De namen hieronder zijn de namen die je in Flooptimize ziet.
Diensten
De pagina met alle shifts. Jij zet de filters. Op medewerker, status, evenement, periode: wat jij nodig hebt.
Handig als de vraag niet “dit event” is, maar “alles van Sanne”, “alles wat nog openstaat”, of “wat speelde er vorige week”. Shifts vullen op een event of een dag doe je hier niet; dat hoort op de evenementenpagina of in de personeelsplanning.
Meer: inzicht in alle shifts.
Evenementenpagina
Alles wat bij deze opdracht hoort. Eén evenement open, en dan:
- het hele evenement: dagen, verkooppunten, status
- per dag: wie staat waar, wat is nog open
- strokenplanning: tijdlijn over plekken, handig bij grotere of meerdaagse events (pauzes, overlap, wie staat wanneer)
Open shifts vullen voor een dag doe je hier, vanuit dit evenement.
Meer: de evenementenpagina en de evenementdag.
Kalender
Twee kalenders. Meer: kalenders.
- Evenementenkalender: maandweergave. Welke evenementen of opdrachten staan er per dag?
- Verkooppuntenkalender: dagen naast elkaar (één kolom is één dag). Wanneer draait welk verkooppunt (truck, bar, zone)?
Geen plek om shifts te vullen. Wel om te zien wat eraan komt, of waar een verkooppunt in de periode staat.
Personeelsplanning
Hier plan je. Niet een losse lijst, maar één scherm waarop je shifts ziet én mensen toewijst. Je kiest eerst vanuit welk oogpunt je kijkt. Daarna groepeert het overzicht zich: per dag, daaronder de evenementen van die dag, daaronder de verkooppunten, en op die plek de shifts (open of al bezet).
Een shift kan bij een evenement horen, bij een verkooppunt op dat evenement, bij één eventdag, of nergens aan een event. Daarom is dit scherm zo breed: dezelfde shifts, een ander startpunt.
In de praktijk wissel je tussen dit soort vragen:
- Vanuit het evenement. Alleen dit festival of deze wedstrijddag. Alle trucks, bars of zones, alle dagen die erbij horen. Alsof de evenementenpagina openstaat, maar dan om te vullen: wie kan waar, wat is nog open.
- Vanuit het verkooppunt. Deze foodtruck, deze bar, deze gate. Over de events heen waar die plek staat. Handig als de vraag is “wie draait Truck 3 dit weekend?”, niet “hoe ziet het hele festival eruit?”.
- Vanuit de komende weken. Geen event open. Periode op de komende dertig dagen, een maand, of een eigen range. Per dag zie je wat er speelt, ook als dat drie opdrachten tegelijk zijn.
- Vanuit wat nog openstaat. Filter op status: alleen de gaten. Dan is het geen overzicht meer van “alles wat gepland is”, maar van wat je nu nog moet wegzetten.
Beschikbaarheid van oproepkrachten en ZZP’ers zit in hetzelfde scherm als je iemand toewijst. Je ziet dus niet alleen de shift, maar ook wie die dag überhaupt kan. Jij bevestigt of past aan.
Kalenders tonen wat eraan komt. Diensten is de platte lijst. De evenementenpagina is de opdracht zelf. Personeelsplanning is het complete plaatje om te doen: kijken, filteren, gaten dichten, vanuit het oogpunt dat je nu nodig hebt.
Wanneer je welk overzicht pakt
| Vraag | Past vaak bij |
|---|---|
| Indeling van deze opdracht, per dag, of stroken | Evenementenpagina |
| Open shifts vullen op het event of de dag | Evenementenpagina of personeelsplanning |
| Alle shifts, zelf filteren (persoon, status, periode) | Diensten |
| Welke evenementen staan er deze maand? | Evenementenkalender |
| Wanneer draait welk verkooppunt? | Verkooppuntenkalender |
| Plannen: vanuit event, verkooppunt, periode of alleen de gaten | Personeelsplanning |
De keten eromheen: van klus tot uitbetalen.
Wanneer je dit nog niet nodig hebt
Eén of twee events tegelijk, en je plant altijd vanuit die opdracht? Begin op de evenementenpagina. Diensten, kalenders en personeelsplanning betalen zich terug zodra je over events heen wilt kijken, per verkooppunt wilt zien, of een grotere piek parallel draait.
Wil je zien welke overzichten bij jouw operatie passen? Boek een demo.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
We kijken graag met je mee om uit te zoeken of Flooptimize bij jouw bedrijf past.