Eventcatering is geen vaste horecazaak met een redelijk vast keukenrooster. Je draait op wisselende locaties, vaak met meerdere bars, buffetten of zones tegelijk, en met crew die per event anders is samengesteld.
Software die alleen “wie werkt wanneer op locatie X” kan, dekt dat half. Je hebt iets nodig dat opdrachten, plekken, briefing, planning en de verwerking van uren met elkaar verbindt.
Wat eventcateraars van planningssoftware nodig hebben
- Meerdere verkooppunten of zones op hetzelfde event (meerdere verkooppunten plannen)
- Briefing per plek zonder dat alles in één WhatsApp-groep verdwijnt (briefing per verkooppunt)
- Shifts die bij die plekken horen, met rollen die bij jouw bedrijf passen
- Portaal zodat crew tijden, plek en instructies terugvindt
- Urenverwerking na afloop: keuren en klaarzetten voor uitbetalen
- Planningsoverzichten waar je in één oogopslag ziet of de shifts voor jouw opdrachten goed staan en waar je nog mensen mist
Als die stappen in verschillende tools of spreadsheets leven, blijft de planner het doorgeefluik: opnieuw invoeren, bestanden delen, vragen beantwoorden.
Waarom Excel, WhatsApp en losse roostersoftware hier tekortschieten
Veel roostersoftware is gebouwd voor één vaste locatie. Eventcatering schuurt daarop. Excel en Google Sheets worden vaak gebruikt voor de planning, WhatsApp voor communicatie. Dat werkt tot je groeit, en daarna knelt het:
- Elke opdracht heeft andere plekken en andere aantallen
- Instructies verschillen per bar, buffet of zone
- Flexibel personeel wisselt
- Uren verwerken kost veel tijd als je roostersoftware een losstaande tool is
Meer over die status-quo: Excel-planning en WhatsApp.
Wat Flooptimize hier doet
Flooptimize is bedoeld voor foodtruck- en eventcatering-operaties (voor foodtruck & eventcatering). Je legt het evenement vast, koppelt verkooppunten (en optioneel concepten en producten), genereert of plant shifts, en deelt info via het werknemersportaal.
| Behoefte | Losse stack | Flooptimize |
|---|---|---|
| Plekken op het event | Tabbladen of labels in Excel | Verkooppunten aan eventdagen |
| Wat er verkocht wordt | Apart bestand of appje | Optioneel producten op de plek |
| Crew op de hoogte | Doorsturen in chat | Shift en briefing in het portaal |
| Uren na afloop | Opnieuw verzamelen | Bevestigen op de shift; keuren in de backoffice |
Velden
Kies een shift
Burgerbus · Burgers
- Verkooppunt
- Burgerbus
- Concept
- Burgers
- Datum & tijd
- za 18 okt · 16:00–00:00
- Adres
- Festivalterrein, Utrecht
- Instructies voor personeel
- Melden bij de truck. Zwarte polo. Cashless: alleen pin.
- Assortiment
- Contactpersonen
- Collega’s op deze stand
De hele keten: van klus tot uitbetalen.
Wanneer Flooptimize (nog) niet past
- Je zoekt een webshop, kassa, of offerte-/reserveringssysteem voor gasten
- Je zoekt alleen boekhouding of salarisadministratie zonder planning en uren
- Je hebt één team, één plek per event, en weinig volume: dan kan een goed bijgehouden sheet nog werken
Eerlijker over scope: waarom Flooptimize. Tot goedgekeurde uren (en ZZP-creditfactuur of payroll-export) helpen we; daarna neemt jouw bestaande keten het over.
Volgende stap
Wil je zien of dit bij jouw cateringoperatie past? Boek een demo. Gerelateerd: meerdere verkooppunten plannen en briefing per verkooppunt.
Wil je dit in jouw operatie zien?
Boek een korte demo. We kijken mee of Flooptimize past bij jouw events en crew.